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Cómo organizar tus canales y temas

Cuando colaboras con otras personas en un proyecto, todo tu equipo necesita poder encontrar fácilmente la información y conversaciones relevantes. Los canales y los temas son la forma perfecta de mantener tus discusiones organizadas, y fáciles de buscar y navegar. Pero es importante nombrarlos y organizarlos claramente para que todo el equipo pueda encontrar lo que necesita de manera rápida.

Pero no existe un único enfoque que funcione para todos. Para comenzar, prueba a organizar tus canales por proyecto, equipo, tema, periodo de tiempo o cliente. Así es como se hace:

Canales basados en proyectos

Crear canales para cada proyecto te permite tener un lugar específico para cada grupo de trabajo en tu organización. Los compañeros de trabajo podrán entender el funcionamiento del canal y encontrar los canales y temas que son importantes para su trabajo cotidiano, todo muy fácilmente.

En Doist, por ejemplo, tenemos varios canales para los diferentes proyectos. Cada canal contiene el nombre de la aplicación (Twist o Todoist) y el nombre del equipo (Relanzamiento o Últimos atajos). Además, utilizamos el mismo color para todos los temas de Twist y otro para todos los temas de Todoist, de manera que los miembros pueden escanearlos rápidamente. Eso significa que todos estos canales están agrupados y se pueden distinguir visualmente de otros proyectos como Nueva Bandeja de Twist o Plantillas de Todoist).

Cuando crees un canal nuevo, es buena idea informar a la gente publicando y fijando un tema introductorio donde expliques los objetivos del canal. Después de eso, cualquier miembro del equipo puede crear temas sobre cualquier asunto y notificar a los miembros relevantes. (Lee algunos consejos para ponerle nombre a los temas más abajo).

A medida que tu equipo crece, es útil crear una guía de canales que explique cómo crealos, las convenciones en cuanto a los nombres, y los colores. Eso ayudará a mantener organizado el espacio de trabajo de toda la empresa.

Canales basados ​​en equipos

También puedes crear canales basados ​​en equipos específicos dentro de una organización. Esto le da a cada equipo un espacio para discutir ideas, compartir material inspirador o tomar decisiones más inmediatas. En resumen, cualquier cosa que no esté conectada a ningún proyecto específico todavía.

Algunos buenos ejemplos podrían ser canales para tus equipos de diseño, marketing o finanzas.

Una idea que comienza en un tema puede convertirse en un proyecto. En ese momento, puedes crear un canal basado en un nuevo proyecto y mover el tema original al nuevo canal para mantener toda la información relevante en un solo lugar.

Canales basados ​​en asuntos

Puedes crear canales sobre asuntos amplios como las Mejores prácticas de programación, Idiomas o Educación.

Los canales alrededor de asuntos son útiles para que gente de toda la compañía socialice alrededor de un tema o discuta algo de mucho interés para todo el equipo. Experimenta con canales basados en asuntos y ve qué es lo que te funciona mejor.

Canales basados ​​en periodos de tiempo

Puedes crear canales según el periodo del año, tales como Trabajo agosto 2022, Ciclo de mejoras de noviembre o Planes para el 1er trimestre.

Esto es genial si sueles trabajar con plazos estrictos, como es el caso de las compañías de contabilidad o de software. Puedes mantener conversaciones completamente aparte según los plazos que tengan.

Canales basados ​​en clientes

Si estás en una organización orientada al cliente, tienes diversas opciones para crear canales que te permitan gestionar cada uno de tus clientes. Puedes simplemente utilizar el nombre del cliente y dividir cada equipo en temas individuales, como Ventas y Marketing).

O puedes probar el método de proyectos ya mencionado, pero solo por cliente, y para aquellos que implican muchas variables. Si tu cliente se llama ABC, podrías tener canales como Cuentas ABC, Admin ABC y Ventas ABC. Puedes elegir el rojo como su color identificador y saldrán agrupados.

Consejos generales para nombrar tus canales

  • Los canales se enlistan alfabéticamente. Es bueno tener esto en mente al momento de decidir cómo le pondrás a tus canales. Puedes poner palabras como Finanzas o Cliente para anteceder los nombres y agrupar canales.
  • Si organizas tus canales de acuerdo al periodo, el nombre puede ser el plazo del proyecto seguido del proyecto. Por ejemplo, si tienes un proyecto de diseño para el tercer trimetre (Q3) del año, el canal se podría llamar Q3 | Proyecto de diseño. De esta manera, los canales adicionales relacionados con Q3 aparecerán juntos en orden alfabético.
  • Puedes organizar tu lista de canales aún más con códigos de colores. Esto es útil para ayudar a distinguir visualmente diferentes grupos de canales. Por eemplo, nuestros canales de Todoist son rojos y los de Twist, azules. Esto hace que sea muy fácil encontrar lo que estás buscando al primer vistazo.
  • Mantén los nombres de tus canales cortos y proporciona todo el contexto necesario con las descripciones de canales. Lee más.

Organiza tus temas

Una vez que hayas terminado de configurar tus canales, puedes comenzar a trabajar y crear conversaciones dentro de ellos (recuerda que es una buena idea tener un tema para cada asunto). A continuación, encontrarás información básica sobre temas y algunos consejos para ponerles nombre.

Consejos para ponerle nombre a tus temas

  • Pon palabras clave cerca de donde comienza el asunto del tema. Esto hace que sea más fácil para los usuarios captar el tema de un vistazo y es especialmente útil en dispositivos móviles, donde los títulos se acortan debido al tamaño limitado de la pantalla.
  • Puedes utilizar corchetes ([ ]) para distinguir el asunto de dferentes temas. Por ejemplo, en Doist, los utilizamos para identificar cuándo un tema es sobre la versión de macOS o la versión de Windows de Todoist: [macOS] Desarrollo y [Windows] Registro de cambios.
  • Y no dudes en utiliar emoji en los títulos de temas. Son especialmente útiles para anunciar una victoria 🚀👏🎉.

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