Miten Twist tekee tiimityöstä rauhallisemman ja keskittyneemmän

Tiimityö on olennainen osa suurten asioiden toteuttamista, mutta se ei ole vain ihmisten keräämistä yhteen. Jotta voisit työskennellä tiimisi kanssa, sinun on tehtävä enemmän kuin toivottava parasta, että tiimisi selvittäisi tehokkaan tavan tasapainottaa sähköpostin, reaaliaikaisen keskustelun, projektinhallintatyökalun ja kokouksen välillä. Toiveajattelu jättää tiimit vain tuottamattomiksi ja järjestäytymättömiksi.

Tässä syy:

  • Sähköposti on muinaisaikainen ja pitää tiimiviestinnän lukittuna yksityisissä, hajanaisissa postilaatikoissa.
  • Reaaliaikainen keskustelu on häiritsevää ja tekee tärkeiden keskustelujen ja tietojen seurannasta lähes mahdotonta.
  • Projektinhallintatyökaluissa ei ole usein kunnollisia tapoja kommunikoida tiimin jäsenten välillä.
  • Kokoukset ovat yleensä ainoa paikka, jossa tiimit voivat tehdä yhteistyötä. Tiimijäsenet tarvitsevat enemmän tilaa keskustella ja tehdä yhteistyötä tarvittaessa eikä vain pari kertaa kuukaudessa.

Tästä syystä loimme Twistin. Halusimme ratkaista tiimiviestintään liittyvät ongelmat ja olemme sitä mieltä, että olemme oikealla tiellä. Doist-tiimi koostuu yli 60 ihmisestä yli 20 maasta. Olemme pystyneet työskentelemään rauhallisemmin, organisoidummin ja tuottavammin kun vaihdoimme Slackista ja sähköpostista Twistiin vuonna 2015.

Tutustu Twistin ja muiden tiimityöskentelyvaihtoehtojen välisiin eroihin sekä miksi Twistin avulla tiimisi voi työskennellä tehokkaammin yhdessä.

Twist vs. Ryhmäkeskustelut

Ryhmäkeskustelut ovat nopeita ja tieto pirstoutuu. On vaikea tietää, mistä keskusteltiin missäkin yhteydessä ja missä. Keskustelut, joita joskus käydään useissa viestintäsovelluksissa, etenevät ilman sinua, ellet ole jatkuvasti tarkistamassa ilmoituksiasi.

Twistissä tiimin jäsenet järjestävät keskustelunsa aiheittain. Toisin sanoen keskusteluketju sisältää vain tarvittavat ihmiset, joka mahdollistaa keskittyneen keskustelun käymisen.

Koska Twistin viestintä on asynkroninen, käyttäjät eivät tunne tarvetta vastata heti. Ei ole olemassa paikallaolo-ilmaisinta, joten tiimijäsenet voivat vastata syvällisesti ja pitkästi sen sijaan, että heitä painostetaan vastaamaan välittömästi.

Twist vs. Sähköposti

Sähköposti voi olla hyödyllinen pienemmille keskusteluille, mutta se sovellu yhtä tehokkaasti tiimityöskentelyyn. Esimerkiksi tärkeitä ryhmäkeskusteluja on usein vaikea löytää myöhemmin. Sähköpostiketju hautautuu ajan mittaan, eikä sitä voi käyttää käyttäjät, jotka eivät ole alkuperäisessä viestiketjussa.

Myöhemmin, kun toisen tiimijäsen on löydettävä tiedot, hänen on pyydettävä alkuperäisen sähköpostin kirjoittajia toimittamaan tiedot eteenpäin. Uudella tulokkaalla ei siis ole mitään mahdollisuutta liittyä keskusteluun luonnollisella tavalla: Hänen täytyisi vastata kaikille, vaikka he eivät olleet osa alkuperäistä keskustelua. Kaiken lopuksi oikeiden tietojen etsimisen vie paljon aikaa, koska sähköposti on harvoin hyvin järjestetty.

Twistillä jokainen voi tarkastella keskusteluja niiden kehittyessä ja vastata oman aikataulunsa mukaan. Keskustelut ovat oletuksena julkisia, joten uudet tiimijäsenet voivat helposti liittyä Twistiin ja seurata kaikkia tiimin tärkeitä keskusteluja. Ei enää pitkäaikaisia sähköpostiketjuja.

Twist on yhteinen paikka koko tiimisi viestinnälle. Tiimin jäsenet voivat helposti tarttua uusimpiin tietoihin ja löytää tarvitsemansa tiedot kysymättä.

Twist vs. Kokoukset

Kokoukset voivat olla hyödyllisiä, mutta ne eivät useinkaan ole sitä. Vedät joukon ihmisiä pois työn parista keskustelemaan asioista henkilökohtaisesti, jotka on sen jälkeen kirjoitettava ja jaettava muille. Usein “kokouspöytäkirjat” koskeva sähköpostiviesti aiheuttaa toisen keskustelukierroksen, joka tekee kokousten järjestämisestä raskaamman tehtävän.

Twist on täydellinen paikka käydä näitä keskusteluja. On mahdollista nostaa esiin ongelmia, keskustella niistä huolellisesti ja päätyä loppupäätökseen kyseisessä keskusteluketjussa. Jokainen, joka on kiinnostunut, voi helposti tarkistaa uudelleen myöhemmin, ja voit palata sinne, jos haluat muuttaa päätöstäsi päiviä, viikkoja, kuukausia tai jopa vuosia myöhemmin.

Twistin tiimityövihjeet

Seuraavassa on muutamia vinkkejä Twistin käyttämiseen hellävaraisen ja keskittyneemmän tiimityön toteuttamiseen:

  • Luo “Viikoittainen päivitys” -ketju, niin että tiimisi voi lähettää lyhyen viestin siitä, minkä parissa he työskentelivät viime viikolla, ja mitkä ovat heidän suunnitelmansa tulevana viikkona.
  • Yleinen-kanava voi olla hyödyllinen paikka koko tiimiä koskeville ketjuille, kuten tärkeät henkilöstöraportit, neljännesvuosittaiset päivitykset ja tärkeät ilmoitukset.
  • Kun haluat käydä rentoja, lyhytaikaisia keskustelua yhden tai useamman jäsenen kanssa, voit käyttää viestejä. Näin ilmoitat koko tiimin sijasta vain tietyille jäsenille, joiden kanssa haluat puhua. Nyrkkisääntönä on, että jos viesti lähetetään yli kolmelle jäsenelle, jolloin on suositeltavaa luoda ketju.
  • Doistissa rohkaisemme ihmisiä kirjautumaan ulos Twististä, kun he ovat lomalla tai poissa. Uskomme voimakkaasti työn ja vapaa-ajan tasapainottamiseen, ja olemme suunnitelleet sovelluksen niin, että siitä on helppo irrottautua ja vetäytyä työstä. Lue lisää työ- ja yksityiselämän tasapainottamisen filosofiasta.
  • Jaa inspiraatiota ja ideoita syvällisestä työstä tiimisi kanssa. On helppoa ajatella, että työskentelet kovasti, kun käytät 8 tuntia ryhmäkeskusteluun, mutta monimutkaisten ongelmien ratkaiseminen ja projektien eteenpäin vieminen edellyttää katkeamatonta keskittymistä. Twist on vain yksi pala tätä kokonaisuutta.

Toivomme, että Twistin avulla inspiroit tiimisi rauhallisemman, organisoidumman ja tuottavamman tiimityön pariin.

Jos olet kiinnostunut kuulemaan enemmän siitä, miten Twist voi toimi tiimillesi, ota rohkeasti yhteyttä osoitteeseen feedback@twist.com.