Comment organiser vos chaînes et vos sujets

Lorsque vous collaborez sur un projet, toute votre équipe doit pouvoir trouver facilement les informations et conversations qui s'y rapportent. Les chaînes et les sujets sont un moyen idéal pour garder vos discussions organisées, consultables et accessibles. Mais il est important de les nommer et de les organiser clairement, afin que toute l'équipe puisse trouver rapidement ce dont elle a besoin.

Il n'existe pas une seule approche. Pour commencer, essayez d'organiser vos chaînes par projet, équipe, sujet, heure ou client. Voici comment :

Chaînes organisées par projets

Créer des chaînes pour chaque projet vous permet d'avoir un endroit spécifique pour chaque groupe de travail dans votre organisation. Les coéquipiers pourront facilement comprendre l'organisation des chaînes et trouver les chaînes et les sujets importants pour leur travail quotidien.

Par exemple, chez Doist, nous avons plusieurs chaînes pour les différents projets liés à Twist. Chaque chaîne contient le nom de l'application (Twist ou Todoist) et le nom de l'équipe (Lancement ou Support des claviers). Nous utilisons également la même couleur pour tous les sujets consacrés à Twist, et une autre pour tous les sujets consacrés à Todoist, pour les distinguer rapidement. Cela signifie que toutes ces chaînes sont regroupées et reconnaissables d'un coup d'œil (comme Mise à jour de la vue Nouveau sur Twist ou Modèles de Todoist).

Lorsque vous créez une nouvelle chaîne, il peut être utile de le faire savoir en publiant et en épinglant un sujet de présentation où vous exposez les objectifs de la chaîne. Après cela, n'importe quel membre de l'équipe peut démarrer des discussions sur n'importe quel sujet et informer les membres de l'équipe concernés. (Voir les conseils sur le nom des sujets ci-dessous).

À mesure que votre équipe s'agrandit, il est utile de créer un guide des chaînes qui explique comment créer des chaînes, des conventions pour leur titre et des couleurs. Cela vous aidera à garder votre espace de travail organisé à l'échelle de l'entreprise.

Chaînes organisées par équipes

Vous pouvez également créer des chaînes organisées par équipes spécifiques d'une organisation. Cela donne à chaque équipe un espace pour discuter d'idées, partager son inspiration ou prendre des décisions plus ponctuelles. En bref, tout ce qui n'est pas encore lié à un projet spécifique.

Vous pouvez par exemple créer des chaînes pour les équipes Design, Marketing et Finance.

Une idée démarrée dans un sujet peut se transformer en projet. À ce moment-là, vous pourrez créer une nouvelle chaîne basée sur un projet et déplacer le sujet d'origine dans la nouvelle chaîne pour garder toutes les informations correspondantes au même endroit.

Chaînes thématiques

Vous pouvez créer des chaînes basées sur un thème général comme Bonnes pratiques de programmation, Langues ou Ressources.

Les chaînes basées sur un thème sont utiles pour socialiser à l'échelle de l'entreprise autour d'un thème ou discuter d'un sujet d'intérêt général pour toute l'équipe. N'hésitez pas à expérimenter avec des chaînes thématiques pour voir ce qui vous convient le mieux.

Chaînes basées sur le calendrier

Vous pouvez aussi créer des chaînes basées sur le temps, comme Clients du mois d'août, Cycle agile de septembre ou Plans du premier trimestre.

Cela est intéressant si le facteur temps est important dans votre travail, comme un cabinet comptable ou une entreprise de logiciels. Vous pouvez ainsi garder les conversations complètement séparées en fonction de différentes périodes.

Chaînes organisées par clients

Si votre organisation est en contact direct avec les clients, vous avez plusieurs options pour créer des chaînes dédiées à chacun de vos clients. Vous pouvez utiliser uniquement le nom du client et répartir chaque équipe (comme Ventes et Marketing) dans des sujets spécifiques.

Ou essayez la méthode des projets ci-dessus, mais uniquement par client. Par exemple, si votre client s'appelle ABC, vous pourriez avoir des chaînes telles que ABC Contacts, ABC Projets et ABC Ventes. Vous pouvez choisir le rouge pour les rassembler visuellement.

Conseils généraux pour nommer vos chaîne

Les chaînes sont classées par ordre alphabétique. Il est bon de garder cela à l'esprit lorsque vous déterminez la manière de nommer vos chaînes. Vous pouvez utiliser des mots-préfixes comme Finance ou Client pour regrouper les chaînes.
Si vous organisez vos chaînes par heure, vous pouvez faire précéder le titre avec l'échéance du projet. Par exemple, si vous avez un projet de design pour le troisième trimestre, la chaîne pourrait être nommé T3 | Projet de design. De cette façon, les chaînes supplémentaires liées à T3 apparaîtront ensemble par ordre alphabétique.
Vous pouvez organiser davantage votre liste de chaînes avec un codage couleur. Ceci est utile pour aider à distinguer visuellement les groupes de chaînes. Par exemple, nos chaînes Todoist sont rouges et nos chaînes Twist sont bleues. Cela permet de trouver facilement ce que vous cherchez en un clin d'œil.
Utilisez des noms de chaîne courts et indiquez tout le contexte nécessaire dans la description des chaînes. En savoir plus.

Organiser vos sujets

Une fois que vous avez créé vos chaînes, il est temps de vous mettre au travail et de commencer vos conversations (rappelez-vous qu'il est utile d'avoir un sujet pour chaque thème). Voici quelques informations de base sur les sujets et quelques conseils pour les nommer.

Conseils pour nommer vos sujets

Placez les mots clés importants près du début de la ligne de titre du sujet. Cela permet aux utilisateurs de comprendre facilement le thème en un coup d'œil. Cela est particulièrement utile sur les appareils mobiles où les titres sont souvent raccourcis en raison de la taille limitée de l'écran.
Vous pouvez utiliser des crochets ([ ]) pour distinguer les sujets. Par exemple, chez Doist, nous les utilisons pour identifier si un sujet concerne la version macOS ou la version Windows de l'application Todoist ([macOS] Développement et [Windows] Journaux des modifications).
N'hésitez pas à utiliser des émojis dans le titre de vos sujets. Ils sont particulièrement utiles pour annoncer une victoire. 😀👏🎉

Voici quelques articles clés supplémentaires concernant les chaînes et les sujets dans Twist.