Hoe organiseer je kanalen en gesprekken

Wanneer je samenwerkt aan een project, moet ieder teamlid in staat zijn om snel en gemakkelijk de informatie, gesprekken of teamleden te vinden. Daarom is belangrijk dat je kanalen en gesprekken op een duidelijke en logische manier organiseert en ze een passende naam geeft.

Wanneer je nog maar net bent begonnen met Twist, raden we aan om je kanalen te organiseren per project-team. Dit is een logische en intuïtieve manier om structuur aan te brengen in Twist. Dit doe je als volgt:

Project-gebaseerde kanalen

Je kunt ervoor zorgen dat elke afdeling binnen je organisatie een eigen kanaal heeft door een kanaal aan te maken voor elk project-team. Op deze manier zullen teamleden de organisatie van kanalen snel kunnen overzien en zijn ze zo in staat om andere kanalen te vinden die relevant zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden.

We hebben bij Doist bijvoorbeeld verschillende kanalen voor de verschillende projecten die gerelateerd zijn aan Twist. Onze kanalen zien er zo uit.

Je kunt zien dat elk van deze kanalen de projectnaam Twist bevat, de teamnaam (zoals Design) en de kleur, in dit geval blauw. De kanalen zijn samen gegroepeerd en zijn zo duidelijk te onderscheiden van andere projecten.

Wanneer je een nieuw kanaal aanmaakt is het erg handig om een introductie gesprek te posten waarin je mensen uitlegt wat de doelen van het kanaal zijn. Vervolgens kan ieder teamlid gesprekken beginnen over elk onderwerp en relevante teamleden op de hoogte stellen. (Meer tips over het geven van een passende naam vind je hieronder).

Naarmate je team groeit, is het handig om een kanaalgids te creëeren die uitlegt hoe je kanalen aanmaakt en wat de regels zijn rondom het geven van bijvoorbeeld titels en kleuren. Op deze manier houd je Twist overzichtelijk en georganiseerd.

Team-gebaseerde kanalen

Je kunt er ook voor kiezen om kanalen aan te maken die op specifieke teams binnen een organisatie zijn gebaseerd. Dit geeft elk team een plek om ideeën te bespreken, inspiratie te delen of kleinere, eenmalige beslissingen te nemen. In het kort; dit is voor alles dat nog niet is gerelateerd aan een specifiek project.

Een paar goede voorbeelden van dergelijke kanalen kunnen zijn: Design, Marketing of Financiën.

Een idee dat begint in een gesprek kan soms een project worden. Op dat moment kun je een nieuw project-gebaseerd kanaal beginnen en het originele gesprek hier naartoe te verplaatsen om alle relevante informatie op een plek te bewaren.

Onderwerp-gebaseerde kanalen

Je kunt kanalen ook aanmaken gebaseerd op een bepaald onderwerp zoals 'Tips voor coderen', 'Talen' of 'Onderwijs'.

Onderwerp-gebaseerde kanalen zijn handig om te netwerken, of om een onderwerp te bespreken waar een groot deel van je team geïnteresseerd in is. Probeer gerust wat dingen uit met op onderwerp gebaseerde kanalen, om te zien wat het beste voor je team werkt.

Tijd-gebaseerde kanalen

Het is ook mogelijk om kanalen aan te maken gebaseerd op tijd, zoals 'Werk voor klanten in augustus', 'Werk voor klanten in september' of 'Plannen voor het eerste kwartaal'.

Erg handig wanneer je bijvoorbeeld voor een accountantsbedrijf werkt en deadlines belangrijk erg zijn. Op deze manier kun je conversaties volledig van elkaar scheiden aan de hand van verschillende tijdsframes.

Klant-gebaseerde kanalen

Wanneer je samenwerkt met veel met klanten, zijn er een aantal opties om kanalen op te zetten. Wij zouden in dit geval aanraden om de methode te gebruiken waarbij je kanalen per project organiseert.

Als je klant bijvoorbeeld ABC heet, kunt je kanalen opzetten zoals ABC Accounts, ABC Projecten en ACB Sales. Je kunt het kanaal markeren met de kleur rood waardoor ze samen zullen worden getoond:

Algemene tips om voor het geven van een naam aan je kanalen

  • Kanalen worden getoond op alfabetische volgorde. Onthoud dit goed bij het geven van een naam aan je kanalen. Je kunt een naam beginnen met woorden als Financiën of Klant om kanalen te samen groeperen.
  • Wanneer je je kanalen op tijd wilt organiseren, kun je voorafgaand aan de titel van het project het tijdsframe noemen. Als je bijvoorbeeld een Kwartaal 3 designproject heeft, kan het kanaal Q3 | Designproject heten. Op deze manier zullen extra kanalen die aan Q3 zijn gerelateerd, op alfabetische manier worden getoond.
  • Je kunt de kanaallijst vervolgens verder organiseren door met kleurcoderingen te werken. Dit is handig om op een visuele manier groepen of kanalen te kunnen onderscheiden. De Todoist kanalen van Doist zijn bijvoorbeeld rood en onze Twistkanalen zijn blauw. Zo kun je sneller en gemakkelijker vinden waar je naar op zoek bent.

Je gesprekken organiseren

Wanneer je je kanalen eenmaal is opgezet, is het tijd om aan het werk te gaan en gesprekken te publiceren. Hier is wat basisinformatie over gesprekken, en een aantal tips voor het geven van een naam.

Tips voor het geven van een naam aan je gesprekken

  • Plaats belangrijke sleutelwoorden aan het begin van het gespreksonderwerp. Het is zo makkelijker voor gebruikers om het onderwerp snel te begrijpen. Dit is vooral handig op mobiele toestellen, waar titels vaak worden afgekort vanwege de beperkte schermafmetingen.
  • Je kunt [square brackets] gebruiken als manier om gespreksonderwerpen te scheiden. Bij Doist gebruiken we ze bijvoorbeeld om vast te stellen of het een gesprek is over de [mac] versie of de [windows] versie van de Todoist app.
  • Gebruik ook gerust emoji in gesprekstitels. Vooral handig wanneer je een overwinning wilt aankondigen 😀👏🎉

Lees ook

Hier zijn een aantal handige artikelen over kanalen en gesprekken in Twist.