Tips voor het gebruiken van Twist met remote teams

Doist is een remote bedrijf met bijna 60 teamleden in 20 landen. Gedurende dit traject hebben we veel geleerd over samenwerken over grenzen en vanaf verschillende continenten. Daarom hebben we Twist ontworpen rondom asynchrone gesprekken. Zodat teamleden in verschillende tijdzones kalmer en georganiseerder kunnen samenwerken.

Hier zijn een aantal tips voor het gebruiken van Twist voor teams die geheel of gedeeltelijk remote zijn.

Geef je real-time verslaving op

Je team heeft in het verleden wellicht gebruik gemaakt van Slack of een andere real-time app om samen te werken. Wij ook. Maar omdat deze apps zijn ontworpen naar het principe van een-zin-tegelijkertijd is het moeilijk om grotere projecten te conceptualiseren. Daarbij gaan chats de hele dag door, waardoor mensen zich verplicht voelen om constant online te zijn. Er ontstaat hierdoor een gevoel van FoMo (Fear of Missing Out) waarbij teams bang zijn om iets belangrijks te missen.

Daarom hebben we Twist ontworpen rondom asynchrone gesprekken. Alle communicatie in Twist is netjes georganiseerd in gesprekken, waardoor personen hun tijd kunnen nemen om informatie te absorberen en kunnen reageren op hun eigen tempo.

Er is geen online indicator en geen verwachting om gelijk te reageren. Jij en je teamleden kunnen je tijd nemen om uitgebreide reacties te schrijven zonder dat je je hierbij zorgen te hoeft te maken of het gesprek inmiddels al is afgedwaald.

Twist asynchrone model is vooral handig voor internationale teams die verspreid zijn over verschillende tijdzones. Een teamlid in Azië kan een gesprek posten in de ochtend, teamleden in Europa kunnen hier vervolgens gedurende dag op reageren, en teamleden op het Amerikaanse continent kunnen wakker worden met een georganiseerde, contextuele verzameling van onderwerpen waar ze een voor een doorheen kunnen lopen.

Dit is niet mogelijk met real-time communicatie.

Om je team te introduceren aan de asynchrone mentaliteit kan het handig zijn om een gesprek te posten waarin je je nieuwe, asynchrone aanpak uitlegt. Je team kan dit zien als een frisse wind. Het helpt vaak bij het stimuleren van de moraal in een gebalanceerde en gezonde bedrijfscultuur.

Vervang meetings met status updates

Je kunt je hele team op de hoogte houden zonder vergaderingen (persoonlijk of via videoconferentie) met Twist. Maak simpelweg een "Wekelijks Status" kanaal aan waar personen hun updates aan het team kunnen posten.

Met deze methode hoef je geen tijd te besteden aan lange, meestal off-topic, telefoongesprekken. Met wekelijkse status gesprekken kunnen jij en je teamleden elkaar's updates bekijken wanneer dit het beste uitkomt.

Lees meer over het vervangen van vergaderingen met status updates.

Omarm je Algemene kanaal en Algemene berichten

Wanneer je werkt in een remote team heb je meestal maar weinig informatie gesprekken (tenzij je in een co-working werkt). Desondanks is het erg belangrijk om de cultuur van je remote team te laten ontwikkelen met het gebruik van een "Algemeen" kanaal.

Hier kan je team informeel met elkaar chatten en dingen delen zoals links naar interessante artikelen, aankondigingen zoals verjaardagen en team foto's. In Doist's Algemeen kanaal hebben we bijvoorbeeld een gesprek dat "Waar ter wereld is Doist?" heet, hier delen we foto's van waar we ons op dat moment bevinden.

Het Algemeen kanaal is een makkelijke manier voor jou en je teamleden om elkaar te leren kennen, en het kan zo zijn dat dit een essentiële plek wordt is problemen te bespreken en input van het team te verzamelen. Lees hier meer over je Algemeen kanaal.

Gebruik emojis en reacties

Wanneer je werkt in een remote team is het belangrijk om een persoonlijke touch aan je gesprekken toe te voegen. We raden je aan om emojis, /gifs en reacties te gebruiken waar mogelijk. Het is simpel en een klein beetje 👏 gaat lang mee.

Integreer met een taakmanager zoals Todoist

Wanneer je remote werkt, kun je je collega niet simpelweg op de schouder tikken om een update te vragen over een bepaald project. Daarom is het gebruiken van een taakmanager heel belangrijk.

Wanneer je een team takenmanager gebruikt, kun je Twist conversaties heel makkelijk in to-do items omzetten. Dit maakt het makkelijk om voortgang te meten om te monitoren of er bepaalde gaten zijn die moeten worden gevuld om een doel te behalen.

Lees meer over hoe je Twist en Todoist het beste samen kunt gebruiken.