Zastosowanie Twist dla zespołów pracujących zdalnie – wskazówki

Doist jest firmą zatrudniającą zdalnie ponad 70 pracowników w 29 krajach. Przez ostatnie lata nauczyliśmy się wiele na temat tego, jak pracować razem mimo bariery odległości. Dlatego zaprojektowaliśmy Twist tak, aby komunikacja opierała się na asynchronicznych wątkach. To sprawia, że członkowie zespołu mogą prowadzić spokojne i rzeczowe dyskusje, nawet jeśli przebywają w różnych strefach czasowych. 

Oto kilka wskazówek, jak korzystać z Twist w zespołach pracujących zdalnie (lub w części zdalnie).

Odrzuć nawyk komunikowania się w czasie rzeczywistym

Być może Twój zespoł korzystał już w pracy ze Slacka lub innych komunikatorów. My również. Zauważyliśmy jednak, że taki sposób dyskusji utrudnia szersze spojrzenie na sprawę – zwłaszcza w przypadku dużych projektów. Co więcej, takie dyskusje mogą ciągnąć się godzinami, i wymagają od wszystkich uczestników pozostawania online i w stałej gotowości. W przeciwnym razie ryzykują oni, że przeoczą coś istotnego.

Dlatego w przypadku Twist postawiliśmy na komunikację asynchroniczną. Wszystkie rozmowy są uporządkowane w wątkach, dzięki czemu każdy użytkownik może zapoznać się z informacjami w swoim tempie, a następnie udzielić przemyślanej odpowiedzi w dogodnym dla siebie momencie.

W Twist nie znajdziesz wskaźnika statusu, nikt też nie będzie oczekiwać od Ciebie natychmiastowej odpowiedzi. Zarówno Ty, jak i pozostali członkowie zespołu możecie poświęcić na odpowiedź tyle czasu, ile potrzeba. Bez ryzyka, że umknie Ci coś ważnego – co niejednokrotnie zdarza się w przypadku czatów grupowych.

Model komunikacji asynchronicznej świetnie sprawdza się w zespołach miedzynarodowych, których członkowie przebywają w różnych strefach czasowych. Ktoś mieszkający w Azji może opublikować wątek rano. Następnie, członkowie zespołu z Europy w ciągu dnia mogą dodać do niego swoje komentarze i załączniki. Wieczorem z całą dyskusją zapoznają się członkowie zespołu z USA. Dzięki temu, że rozmowa jest uporządkowana według jasnych zasad, wszyscy mogą szybko odnaleźć ważne informacje i zająć się pracą.

To wszystko nie byłoby możliwe w przypadku komunikacji w czasie rzeczywistym

Aby ułatwić swojemu zespołowi przestawienie się na asynchroniczny model komunikacji, daj przykład tworząc nowy wątek, w którym opiszesz nowe zasady komunikacji. Może się okazać, że Twój zespół właśnie na to czeka, a wprowadzone rozwiązanie poprawi morale pracowników i będzie stanowić impuls do spokojniejszej, a zarazem bardziej wydajnej pracy.

Więcej na temat zalet asynchronicznej komunikacji przeczytasz tutaj.

Zastąp spotkania zespołu wątkiem z aktualnościami

Dzięki Twist możesz zapewnić całemu zespołowi dostęp do aktualności bez potrzeby organizowania zebrań. Wystarczy, że stworzysz wątek „Podsumowanie tygodnia”, w którym członkowie zespołu będą mogli publikować aktualne informacje o stanie pracy.

Korzystając z takiego rozwiązania nie będziesz tracić czasu na uczestniczenie w długich rozmowach, w których część tematów wogóle Cię nie dotyczy. Dzięki wątkom ze stanem prac, zarówno Ty jak i Twoi współpracownicy, możecie w dowolnym momencie sprawdzić, co dzieje się z danym projektem lub sprawą.

Przyczytaj więcej o tym, jak zastąpić spotkania zespołu wątkiem z aktualnościami.

Używaj kanału ogólnego oraz wiadomości ogólnych

Członkowie zespołu pracujący zdalnie nie mają zbyt wielu okazji do swobodnych rozmów, pozwalających oderwać się od spraw zawodowych. Warto zadbać o relacje między pracownikami, zachęcając ich do udziału w rozmowach na kanale ogólnym.

To tutaj członkowie zespołu mogą rozmawiać na tematy niezwiązane z pracą, wymieniać się linkami do interesujących artykułów, publikować własne ogłoszenia i informacje (np. zaproszenie na imieniny) lub zdjęcia z imprez firmowych. W Doist, na kanale ogólnym, mamy na przykład wątek „Gdzie dotarł Doist?” w którym publikujemy swoje zdjęcia z całego świata.

Rozmowy na kanale ogólnym to prosty sposób na to, aby członkowie Twojego zespołu lepiej się poznali. Z czasem może się okazać, że kanał ogólny stanie się podstawowym miejscem dyskusji na najważniejsze tematy w firmie, do której dołączą się również członkowie innych zespołów. Kliknij tu, aby przeczytać więcej o kanale ogólnym.

Używaj emoji i reakcji

W zespole pracującym na odległość bardzo ważne jest zachowanie indywidualnego charakteru kontaktów między pracownikami. Proponujemy jak najczęściej korzystać z emoji, plików GIF oraz reakcji. To nic trudnego, a czasami zwykłe 👏 może zmienić bardzo wiele.

Korzystaj z menadżera zadań, na przykład Todoist

Pracując zdalnie, nie masz możliwości podejścia do kolegi z zespołu i zapytania o postęp w realizacji jego projektu. Dlatego bardzo istotne jest korzystanie z menadżera zadań zespołu.

Korzystając z menadżera zadań zespołu możesz w prosty sposób zamieniać rozmowy prowadzone w Twist w konkretne czynności, które trafią na listę zadań do wykonania. Dzięki temu łatwiej śledzić postępy prac, a także zidentyfikować obszary wymagające podjęcia dodatkowych działań – tak, aby osiągnąć zaplanowany cel.

Przeczytaj więcej o tym, jak jednocześnie korzystać z Twist i Todoist.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Mimo, że mamy już ponad 10-letnie doświadczenie w pracy zdalnej, wciąż doświadczamy wyzwań typowych dla zespołów zdalnych.

W ciągu ostatnich lat, zgromadziliśmy nasze najlepsze wskazówki dotyczące pracy zdalnej na naszym blogu. Znajdziesz tam porady na temat wszystkiego związanego z pracą zdalną; od wielkich wyzwań (jak zarządzanie zespołem zdalnym), do tych mniejszych (jak przygotowanie miejsca do pracy w domu).

Może masz wątpliwości jak zarządzać swoim dniem pracy lub jesteś rodzicem, który nie jest pewien jak połączyć pracę zdalną z rodzicielstwem. Nasze przewodniki po pracy zdalnej dadzą Ci wskazówki, których potrzebujesz.

Czy ten artykuł był pomocny?

Liczba użytkowników, którzy uważają ten artykuł za przydatny: 0 z 0