如何管理您的部门和话题

当合作完成一个项目时,每个团队成员都希望能够迅速找到他们需要的信息、对话或团队成员。这就是为什么要用清晰明了的方式命名和管理您的部门和话题的原因。

当您刚开始使用Twist时,我们建议您首先按照项目管理您的部门。这是管理您Twist的一种理性直观的方式。以下是具体操作方法:

基于项目的部门

为团队项目创建部门将给您机构中不同的团体提供工作空间。团队成员可以快速地了解部门的建立机制并查看与他们日常工作相关的其他部门。

比如在Doist中,我们为Twist相关的几个项目建立了不同的部门。我们的部门如下图所示。

您可以看到这些部门中的每一个都包含了项目名称“Twist”、团体名称如“设计”以及这个例子中的颜色蓝色。部门可以被安排到一起并且将从视觉上与其他部门区分开来。

当您新建一个部门时,您最好发布一个介绍性话题来让人们知道创建这个部门的目的。这样之后,团队成员就可以开始根据相关主题来发布话题并通知有关人员(在下方查看有关命名话题的提示)。

随着您团队的壮大,创建一个部门指南来解释如何创建部门、建立名称规则和颜色将对您的团队十分有利。它将帮助您整个公司的Twist井井有条。

基于团体的部门

您也可以创建基于机构内不同团体的部门。这可以让每个团体拥有讨论想法、分享灵感或是作出一次小决定的空间。简而言之,所有暂时不属于任何团队项目的事情都可以发布在那里。

最好的例子可能就是设计、营销或财务部门。

在话题中发布的一个想法很可能就会变成一个项目。到那时,您可以新建一个基于项目的部门,并移动原话题到那个部门来让所有相关信息都被保存在一个地方。

基于主题的部门

您可以根据主题来创建部门,比如最好的编程实例、不同的语言或者教育学习。

基于主题的部门对于团队社交或讨论广泛兴趣是十分有用的。您可以大胆地尝试创建基于主题的部门来看看什么最适合您的团队。

基于时间的部门

您可以创建基于时间的部门,比如八月客户要求、九月客户要求或第一季度计划。

如果您的工作对时间有严格要求,比如会计公司,那么这将对您十分实用。您可以根据不同的时间框架来区分您的团队会话。

基于客户的部门

如果您是一个面向客户的机构,您将可以选择不同的方式来创建部门,这样您就可以管理您的每一个客户。我们建议您实用按项目管理的方式。

例如,如果您的客户叫做ABC,你可以创建像是“ABC会计”、“ABC项目”和“ABC销售”的部门。您可以为它们选择红色并且它们将会集中排列:

命名您部门的相关提示

  • 部门将按字母顺序排列。当您在决定如何命名您的部门时最好记住这一点。您可以前置一些特定名称来将部门归类,如财务或客户。
  • 如果您是基于时间来管理您的部门,您可以前置项目的时间框架作为标题。比如,如果您有一个第三季度的设计项目,部门可以被命名为Q3|设计项目。这样其他与第三季度相关的部门就可以按照字母顺序被排列到一起了。
  • 您可以使用颜色标识来进一步管理您的项目。这对于从视觉上区分部门群组十分有用。比如,Doist的Todoist部门都是红色的,而我们的Twist部门都是蓝色的。这将便于一眼找到您想要查看的部门。

管理您的话题

一旦您设置好了您的部门,您就该开始工作并发布话题了。以下是一些关于话题的基础信息和命名您话题的相关提示。

命名您话题的相关提示

  • 将重要的关键词放在标题的开头,这将帮助用户一眼就能了解话题的内容。这对于因为屏幕大小限制而使标题部分省略的移动设备来说十分实用。
  • 您可以使用[中括号]作为区分话题主题的一种方式。例如在Doist中,当我们区分一个话题是关于Todoist应用的[mac]版本还是[windows]版本时,我们都会使用它。
  • 记得在话题标题中使用表情符号。当您在宣布好消息时,它会特别实用。😀👏🎉

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